Mecelle'nin 1737'nci maddesinde; "sultan berâtı ve padişah defter kayıtları tezvirden emin olmakla ma'mûlün bihtir" denilir. Bununla merkezde resmen tutulan ve doğuluğundan şüphe edilmeyen kayıtlara göre amel etmenin gerekli olduğu belirtilmek istenmiştir.



Osmanlıların ilk zamanlarından beri, özellikle Kanunî ve III. Murat Han devirlerinde güvenilir kâtiplere, imparatorluğun köy-şehir, münbit arazi, mer'a, orman, kışlak, yaylak vb. araziler dikkat ve itina ile yazdırılmış, bu defterler padişah mührü ile de tasdik edilmiştir. 1301/1884 tarihinde "Defâtir-i Cedde" denilen bu hâkân defterlerinin sayısı 970'e ulaşmıştır. Bunlar güvenilir ellerde ve çok güvenli mahzenlerde saklanmıştır.



Bir arazide şer' ve kanun yoluyla bir değişiklik meydana gelse padişah mührü ile tasdikli bir fermana dayanarak ve sadece Tevkiî Efendinin kendine mahsus yazısıyla bu defterlerdeki hânesi tashih olunur ve altı aynı kimse tarafından imzalanırdı. Bu tashihin dayanağı olan ferman, duruşma zaptı, mahkeme ilâmı gibi belgeler de ilgili dairede saklanırdı (Ömer Hilmi, Ahkâm-ı Arazi, İstanbul, 1884, 3,4).



İşte bu kayıt usulünün sağladığı güven sebebiyle şeyhülislamlar, başka bir delil aramaksızın bu kayıtlarla amel edilmesine fetva vermişlerdir.



Ancak bu defterlere kaydedilen gayri menkuller sadece devlete ve hayır kurumlarına ait olan arazilerdir. Sened-i hâkânî denilen belgelerle şahısların tasarrufuna verilen arazi ile yeni şahısların mülkü olan ev, arsa, dükkan ve benzerleri defter-i hâkânde değil, "senetler idaresi" denilen başka bir dairede kayıt edilirdi. Bu kayıtlar defter-i hâkânî kayıtları kadar sağlam olmadığı için bunlarla amel olunmayacağı ifade edilmiştir.